Muốn phát triển trong sự nghiệp và cuộc sống, mạng lưới mối quan hệ là chìa khóa. Bạn có biết, danh thiếp số có thể là công cụ tuyệt vời giúp bạn liên lạc và trao đổi thông tin dễ dàng không? Dù bạn là doanh nhân, chuyên gia hay chỉ là người muốn mở rộng mạng lưới, bài viết này sẽ là cẩm nang dành cho bạn. Trong chỉ 5 phút, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo danh thiếp số.
Các bước tạo danh thiếp số trong 5 phút bao gồm:
Chọn nhà cung cấp phù hợp
Quyết định nội dung và thiết kế cho danh thiếp của bạn
Tạo tương tác chia sẻ
Kiểm tra hoạt động danh thiếp của bạn
Chia sẻ danh thiếp của hiệu quả
Tìm hiểu cơ bản về danh thiếp số
Trước khi bắt đầu tạo danh thiếp số, bạn cần hiểu danh thiếp số là gì và nó có những yếu tố căn bản nào. Danh thiếp số là phiên bản điện tử của danh thiếp giấy được lưu trữ trên các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính, và máy tính bảng. Những danh thiếp này có thể chứa các yếu tố tương tác như liên kết web, video, hình ảnh… và được cập nhật liên tục.
Bạn có thể đọc thêm các so sánh chi tiết danh thiếp điện tử và truyền thống ở đây.
11 yếu tố cơ bản của danh thiếp số:
Thông tin cơ bản: Bao gồm tên, công việc, công ty, số điện thoại, sản phẩm hoặc dịch vụ và địa chỉ email.
Hình ảnh hoặc Logo: Một bức ảnh hoặc logo công ty để làm cho danh thiếp trở nên đáng tin.
Dễ chia sẻ: Bạn có thể chia sẻ trực tuyến qua đường link hoặc mã QR.
Liên kết có thể nhấp: Bạn có thể nhấp vào các phần của danh thiếp để gửi email, gọi điện thoại, hoặc truy cập trang web và trang mạng xã hội.
Thiết kế đẹp: Bạn có thể thiết kế với nhiều màu sắc, phong cách và mẫu thiết kế sẵn để thể hiện cá tính hoặc phù hợp với công ty của bạn.
Luôn cập nhật: Nếu thông tin của bạn thay đổi, bạn có thể nhanh chóng cập nhật danh thiếp số mà không cần in mới.
Video và Hình ảnh: Bạn có thể thêm video hoặc hình ảnh để giới thiệu chi tiết hơn về công việc, dịch vụ hoặc sản phẩm mà bạn cung cấp.
Mạng xã hội: Liên kết đến hồ sơ của bạn trên các trang như LinkedIn hay Twitter để kết nối với nhiều người hơn.
Phân tích & dữ liệu: Một số danh thiếp số cho phép bạn xem số người xem danh thiếp của bạn và họ nhấp vào những gì, thậm chí phân tích sâu hơn.
Hoạt động mọi nơi: Được thiết kế để hoạt động tốt trên điện thoại, máy tính, và máy tính bảng, dễ dàng gửi cho người khác.
Tính năng nâng cao: Ngày nay, không chỉ các tính năng cơ bản của danh thiếp số là quan trọng, mà việc sử dụng danh thiếp số cho các tính năng bổ sung cũng hoàn toàn khả thi, như đặt lịch hẹn, tích hợp CRM, thu thập thông tin khách hàng, v.v.
Chọn nhà cung cấp phù hợp
Khi tạo danh thiếp điện tử, việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp rất quan trọng. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét:
Xác Định Nhu Cầu:
Mỗi nền tảng có thế mạnh khác nhau. Hãy xác định những đặc điểm cần thiết cho bạn, như kho thiết kế hay chỉ cần 1 thiết kế duy nhất (nếu nhu cầu của bạn là chú trọng các thiết kế đẹp, bắt mắt, gây ấn tượng với khách hàng), khả năng tương tác (nếu nhu cầu của bạn là khả năng chia sẻ danh thiếp bằng nhiều hình thức, nhanh chóng, ở đa thiết bị hay chỉ cần QRcode là đủ), khả năng tải video, tải hình ảnh của sản phẩm (nếu bạn có nhu cầu giới thiệu sản phẩm trong danh thiếp như là bất động sản, hay thực phẩm, thợ chụp hình…) và kết nối với các kênh như YouTube, FB (nếu bạn là KOL, KOC hay chủ công ty có các kênh này) ...
Dễ Sử Dụng:
Nếu bạn không am hiểu về kỹ thuật, hãy chọn nền tảng nào dễ sử dụng. Điều này làm cho việc tạo danh thiếp số trở nên đơn giản hơn và đảm bảo rằng nền tảng hoạt động tốt trên nhiều thiết bị và phiên bản khác nhau, từ iOS đến Android và cả máy tính để bàn.
Ngân Sách:
Xác định ngân sách của bạn. Một số nền tảng cung cấp dịch vụ cơ bản miễn phí với các tính năng cao cấp trả phí, trong khi những nền tảng khác sử dụng mô hình thu phí dựa trên đăng ký. Hãy chọn lựa phù hợp với kế hoạch chi tiêu của bạn. Xem xét số ngày dùng thử của từng nhà cung cấp để có thời gian thử sản phẩm trước khi đưa vào sử dụng.
Tích Hợp:
Kiểm tra xem nền tảng có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện tại của bạn, như email hoặc phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) không. Vì nếu không thì toàn bộ khâu làm việc với khách hàng sẽ bị ngắt quãng và mất thời gian.
Đánh Giá và Xếp Hạng:
Đọc đánh giá và xem xếp hạng từ người dùng để đánh giá độ tin cậy và mức độ hài lòng trên trang web, và từ các bên thứ 3 như G2 hoặc Garner, chúng có thể cung cấp thông tin hữu ích về sản phẩm bạn đang tìm kiếm.
Dịch Vụ Khách Hàng:
Xem xét chất lượng dịch vụ khách hàng của nền tảng, bao gồm khả năng phản hồi và nguồn lực hỗ trợ có sẵn. Đảm bảo rằng họ cung cấp thời gian phản hồi nhanh và có các chiến lược hỗ trợ rõ ràng (gói theo giờ, có phí hay không…)quy định trong gói bán hoặc trên trang web.
Yêu Cầu Sử Dụng Ứng Dụng:
Cân nhắc xem nền tảng có yêu cầu bạn tải ứng dụng di động cụ thể hay không, để đảm bảo sự đơn giản và tiếp cận rộng rãi hơn, nếu người nhận danh thiếp phải tải ứng dụng mới xem được danh thiếp của bạn có khả năng sẽ hạn chế sự tiếp cận của danh thiếp của bạn.
Tính Năng Nâng cao:
Trong thời đại hiện đại, nhiều nền tảng danh thiếp điện tử cung cấp các dịch vụ bổ sung như tái tiếp cận, thu thập thông tin khách hàng, lên lịch cuộc họp, và hơn nữa. Hãy chọn những lựa chọn các nhà cung cấp có nhiều tính năng bổ sung hơn là không.
Khi bạn cân nhắc những điều này, bạn sẽ tìm ra nền tảng phù hợp với mình, vừa túi tiền, hỗ trợ các công cụ bạn đang dùng và có dịch vụ khách hàng tốt. Chọn đúng nền tảng sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu kết nối và xây dựng thương hiệu một cách hiệu quả.
3. Quyết định nội dung và thiết kế cho danh thiếp số
Hãy xem danh thiếp điện tử như cách giới thiệu bản thân nhanh chóng trong thế giới số. Bắt đầu với những thông tin cơ bản nhưng rất quan trọng. Một vài nhà cung cấp cho phép bạn có thể dùng thử miễn phí và thử nghiệm nhiều kiểu thiết kế khác nhau trong thời gian thực như là BizMot.
Thông Tin Cơ Bản: Hãy ghi rõ tên bạn, chức vụ và cách liên lạc như email hoặc số điện thoại.
Thông Tin Công Ty: Thông tin về công ty bạn làm việc, bao gồm tên công ty, logo và trang web.
Liên Kết Mạng Xã Hội: Đưa link LinkedIn, FB và các mạng xã hội khác để mở rộng mối quan hệ.
Chi Tiết Chuyên Môn: Có thể bao gồm tiểu sử ngắn, bằng cấp, chuyên môn hoặc mô tả về bạn để tạo lòng tin với khách hàng.
Thiết Kế Hấp Dẫn: Chú ý đến thiết kế và bố cục sao cho bắt mắt và chuyên nghiệp, tránh các màu quá nổi như đỏ, đen và chú ý đến sự hoà hợp giữa các màu. Xem trước các thiết kế trước khi chọn.
Tính Chính Xác: Hãy giữ thông tin ngắn gọn, chính xác và chỉ tập trung vào điều quan trọng nhất. Tưởng tượng người xem đọc thông tin chưa đúng hoặc quá hào nhoáng, dài dòng về bạn, họ sẽ mất lòng tin vào nhũng gì bạn cố gắng trao đổi sau đó.
4. Tạo tương tác chia sẻ
Khi lựa chọn nền tảng danh thiếp điện tử, hãy ưu tiên tính tương tác chia sẻ. Dưới đây là những điểm quan trọng:
Liên Kết Có Thể Nhấp Vào: Chọn nền tảng cho phép thêm liên kết có thể nhấp, nút mạng xã hội và video.
Tùy Chỉnh: Nền tảng nên cho phép bạn tùy chỉnh (tăng giảm kích cỡ, thay đổi màu sắc)...các yếu tố tương tác để phản ánh đúng thương hiệu của bạn.
Tương Thích với Thiết Bị Di Động: Kiểm tra xem nền tảng có hoạt động tốt trên điện thoại (nhiều dòng khác nhau) và máy tính (nhiều loại khác nhau) không, để người dùng có trải nghiệm thuận tiện.
5. Kiểm tra hoạt động danh thiếp
Sau khi đã hoàn tất chọn lựa thiết kế và đưa các thông tin cần thiết vào danh thiếp điện tử, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng hoạt động của danh thiếp trước khi chính thức chia sẻ với khách hàng. Hướng dẫn của chúng tôi sẽ gợi ý bạn kiểm tra các điểm chính sau:
Chế Độ Xem Trước: Nền tảng cần có công cụ xem trước trong thời gian thực giúp bạn kiểm tra danh thiếp trước khi gửi. Hãy thử xem trên nhiều thiết bị khác nhau như iOS, Android và máy tính để bàn.
Công Cụ Kiểm Tra: Một số nền tảng cung cấp công cụ để mô phỏng các tình huống chia sẻ khác nhau ví dụ như chia sẻ qua QR code, qua NFC, email...
Phản Hồi Từ Người Nhận: Khi chia sẻ danh thiếp, hãy chú ý đến dịch vụ cho phép bạn nhận phản hồi từ người dùng.
6. Chia sẻ danh thiếp hiệu quả
Sau khi danh thiếp điện tử của bạn sẵn sàng và được kiểm tra, việc chia sẻ chúng một cách hiệu quả rất quan trọng. Dưới đây là những điểm bạn nên lưu ý để giúp việc này dễ dàng hơn:
Tùy Chọn Chia Sẻ Linh Hoạt:
Nền tảng cần cho phép bạn chia sẻ qua nhiều cách khác nhau như email, tin nhắn, mã QR, và URL, không chỉ NFC. Điều này giúp bạn tiếp cận người khác theo cách họ thích, chứ không phải cách bạn có.
Quản Lý Danh Bạ:
Tìm nền tảng có chức năng quản lý danh bạ đơn giản, giúp bạn gọi, chia sẻ, lưu và liên hệ qua các ứng dụng như SMS, WhatsApp, Zalo, email...
Phân Tích:
Chọn nền tảng cung cấp dữ liệu phân tích hiệu quả của danh thiếp. Thông tin này giúp bạn hiểu được hiệu quả của việc chia sẻ danh thiếp điện tử và lên kế hoạch cho các cuộc trò chuyện tiếp theo.
Giao Diện Thân Thiện:
Giao diện người dùng phải dễ sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian và làm cho quá trình chia sẻ thuận tiện và ấn tượng.
Chọn đúng nền tảng với khả năng tương tác tốt, kiểm tra hoạt động và chia sẻ với khách hàng nhanh chóng sẽ giúp bạn mở rộng mạng lưới và thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp. Bạn sẽ sẵn sàng tạo ra, cải thiện và quảng bá danh thiếp điện tử của mình một cách hiệu quả.
7. Danh Thiếp Số: Xu Hướng Tương Lai
Danh thiếp số không chỉ giúp bảo vệ môi trường bằng cách giảm sử dụng giấy mà còn tạo cách thức kết nối thú vị và mới mẻ với mọi người. Giờ đây, chuyên gia ở nhiều lĩnh vực khác nhau đã sử dụng chúng vì tính hữu ích và thực tế. Một sự thật thú vị: Theo nhiều chuyên gia, danh thiếp số có thể sớm trở nên phổ biến hơn cả danh thiếp truyền thống. Vì vậy, học cách sử dụng chúng là bước đi thông minh!
8. Câu Hỏi Thường Gặp
1. Cách tạo danh thiếp số là gì?
Bạn có thể tạo danh thiếp số qua 5 bước:
Chọn nhà cung cấp phù hợp
Quyết định nội dung và thiết kế cho danh thiếp của bạn
Tạo tương tác chia sẻ
Kiểm tra hoạt động danh thiếp của bạn
Chia sẻ danh thiếp của hiệu quả
Xem hướng dẫn 5 phút của tôi ở bài viết trên.
2. Thông tin gì cần có trong danh thiếp số?
Thông tin cần có bao gồm:
Về người dùng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, website, ,ảnh, vị trí địa lý, tiểu sử người dùng, Về sản phẩm và dịch vụ: thông tin, miêu tả, hình ảnh, video…
Các liên kết mạng xã hội, và thông tin khác nếu có…
3. Danh Thiếp Số Có Tốt Không?
Dùng danh thiếp số trong công việc hay đời sống cá nhân thực sự rất tốt. Lý do: chia sẻ nhanh, dễ theo dõi, thiết kế ấn tượng,... Một số tính năng khác từ các công ty như tái tiếp thị khách hàng tiềm năng, thu thập khách hàng, quản lý đội nhóm có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí và thu hút thêm khách hàng.
4. Làm Thế Nào Để Chia Sẻ Danh Thiếp Số?
Bạn có thể chia sẻ danh thiếp số qua email, SMS, mã QR, đường dẫn URL, hoặc chip NFC.
5. Ba Thành Phần Chính Trên Danh Thiếp Số Là Gì?
Ba thành phần chính của danh thiếp là:
1. Bạn là ai (Thông tin cá nhân/công ty (tên và liên hệ))
2. Bạn làm gì (Thông tin sản phẩm/dịch vụ)
3. Bạn cần người xem làm gì (Chức năng của danh thiếp): lưu liên hệ (cơ bản), lên lịch hẹn, liệt kê sản phẩm, kết nối CRM, thu thập khách hàng,v.v.
9. Tổng kết
Biết cách thiết kế và sử dụng danh thiếp số hiệu quả là kỹ năng quan trọng trong kỷ nguyên số hiện nay. Bằng cách hiểu rõ nhu cầu cơ bản, chọn nền tảng tốt nhất, tùy chỉnh danh thiếp của bạn (bao gồm thông tin liên quan), tạo tính tương tác, kiểm tra hoạt động kỹ lưỡng và chia sẻ hiệu quả, bạn có thể tận dụng tối đa danh thiếp số để cải thiện kỹ năng kết nối và xây dựng thương hiệu cá nhân. Hãy thử tạo một danh thiếp ngay bây giờ.
Xem thêm bài viết khác của chúng tôi